Repenser les espaces et les pratiques de travail

PROBLÉMATIQUE CLIENT

Un cabinet de conseil expert en affaires publiques européennes et française de 15 personnes.

“Le bail de nos bureaux actuels arrive à échéance dans quelques mois. Ces bureaux sont maintenant inadaptés car trop grands, mal agencés et un peu “poussiéreux”. De plus le confinement a complètement redéfini notre rapport au télétravail et les outils de collaboration que nous utilisons. Nous avons besoin d’un accompagnement pour faire les bons choix de transformation.”

OBJECTIFS DE LA MISSION

L’objectif de la mission est d’aider notre client dans le choix et l’aménagement de ses futurs bureaux.

Dans un premier temps, il s’agit de clarifier les critères de choix du bureau (budget, localisation, attentes des équipes, de l’entreprise, collaboration). Une fois le nouveau bail signé, nous sommes chargés de construire un projet d’aménagement fonctionnel, flexible et reflétant à la culture de l’organisation et assurant le bien-être au travail.

Cadrage

La réunion de cadrage avec la direction a pour objectif principal de valider les enjeux et objectifs stratégiques du projet. C’est durant cette réunion que sont actés le dimensionnement du projet, le planning, le recensement de l’ensemble des contraintes (financières, techniques, organisationnelles, temporelles) :

Fixation du cadre global de notre intervention, et notamment les points du projet sur lesquels la direction sera seule décisionnaire et ceux qui peuvent être travaillés collectivement.
Validation du planning et des étapes de notre intervention.

Analyse des besoins

Nous organisons un sondage et des entretiens individuels de l’ensemble des collaborateurs en axant notre analyse autour de 5 axes de réflexion qui nous semblent essentiels pour cette mission.

L’ensemble des données qualitatives et quantitatives sont recueillies, analysées en détail, synthétisées avant d’être restituées de manière anonyme à la direction.

Cette étude permet de clarifier les différents usages de travail des collaborateurs (selon la méthode de l’Activity Based Working) et de dimensionner précisément la taille idéale du nouvel espace de travail.

Identification du nouveau bureau

Le cahier des charges répertorie les contraintes. La plus forte concerne la localisation géographique qui doit être dans un périmètre de moins d’1km du bureau actuel. Plusieurs lieux sont identifiés et après quelques semaines d’un processus de sélection, le choix se pose sur un plateau de 125 m2 dans un immeuble proposant par ailleurs plusieurs salles de meeting partagés. Le lieu présente beaucoup d’avantages, mais l’aménagement du plateau est à concevoir entièrement.

Agencement de l’espace

L’analyse des cas d’usage, des besoins et du dimensionnement des espaces permet d’étudier différents scénarios d’agencement qui vont être discutés avec la direction et certains collaborateurs. Des maquettes grises 3D du plateau sont réalisées pour faciliter la projection dans l’espace et les discussions.

Workshop de co-création

Un workshop de co-création est organisé afin d’associer les collaborateurs, futurs acteurs du nouvel environnement, et de les engager concrètement dans la conception de l’aménagement et des règles d’usage et de vie de leur futur espace de travail.
La marge de décision collective sur les différents choix à poser pour l’aménagement ou les pratiques de travail est fixée en amont avec la direction. La co-construction des solutions se fait ainsi dans un cadre maîtrisé, pour ne pas risquer d’effets déceptifs ou de discussion hors champ.

Remise du cahier des charges et sélection des projets d’architecture d'intérieure

Un cahier des charges final est remis et présenté à la direction. C’est sur cette base que sont mandatées 3 entreprises pour proposer un projet d’architecture d’intérieur. Un processus de sélection est organisé, qui aboutit au choix du projet retenu par l’ensemble de l’équipe.

Source: agence Burama

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BENEFICES DU PROJET

Engagement

L’un des principaux atouts du projet a été de permettre l’expression de chaque collaborateur, dans un climat de bienveillance. Une dynamique collective s’est créée contribuant à renforcer la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance de tous les collaborateurs.

Qualité de vie au travail

Le projet permet d'améliorer le bien-être des collaborateurs grâce à des espaces mieux articulés et répondant aux usages. Il améliore en particulier la question du bruit grâce à un système d’isolation phonique, de délimitation des espaces et de nouvelles règles d’usage.