L’activity based working défend une philosophie d’aménagement de l’espace qui ne dépend plus du rôle ou de la position hiérarchique d’une personne dans l’organisation mais de la nature des activités réalisées par les individus dans l’espace. On pense l’aménagement en termes d’usages et les fonctions, plutôt que comme la transposition d’un organigramme. Le lieu de travail est ainsi découpé en zones, à chacune d’elles correspondant un ou plusieurs usages. Liberté est accordée aux utilisateurs du lieu de se déplacer pour choisir l’environnement de travail qu’ils estiment le plus propice à leur activité à un moment précis de la journée.

Ce type d’aménagement comprend généralement des espaces ouverts avec des sièges confortables, des espaces style “café” avec de petites tables pour des réunions informelles, des espaces cloisonnés pour des réunions plus confidentielles, des zones de bureaux au calme pour se concentrer, des bulles pour téléphoner tranquillement. Un tel aménagement suppose un travail sur le mobilier, un véritable design sensoriel pour soutenir l’expérience collaborateur ainsi qu’une réflexion sur les règles d’usage des différents lieux. En termes d’équipement, une zone dévolue à la fonction “Concentration”, disposera par exemple de grandes tables de travail. Elle sera isolée des autres espaces. Les appels téléphoniques ou les conversations y seront limitées, les couleurs et les matériaux choisis créeront un sentiment de calme et de bulle. 

L’activity based working souhaite promouvoir, à travers l’aménagement de l’espace, des organisations du travail misant sur  la flexibilité, l’autonomie, la responsabilisation ou encore la collaboration. 

Ce mode d’organisation est souvent lié au flex office qui consiste à ne plus attribuer de poste de travail fixe à un collaborateur. Il peut aussi se combiner à un environnement co-localisé (Neighborhood Based Choice Environment dans le jargon), dont l’idée est d’attribuer à certains espaces une fonction de “camp de base” pour les équipes, leur permettant de cultiver lien et sentiment d’appartenance. 

Souvent, le passage à l’activity based working accompagne (ou suit) une stratégie d’optimisation de l’espace et de réduction des coûts liés à l’immobilier. 

L’intention de départ étant posée, dans la pratique, comment cela fonctionne-t-il ? Quelles sont ses limites ? Quels sont les enjeux pour une organisation qui souhaite le mettre en place ?

Disons d’emblée que ce type d’aménagement, largement plébiscité par les aménageurs et les équipes dirigeantes, ne rencontre pas toujours autant d’enthousiasme de la part des salariés.

Quels sont les enjeux pour une organisation qui se pose la question de réaménager son espace de travail selon cette philosophie ? 

Rappelons d’abord que la transformation de l’espace touche à quelque chose de profond dans une organisation : une histoire, des habitudes, des dynamiques internes, des rapports de pouvoir. Il impacte également l’expérience intime des individus et leurs repères mentaux et géographiques dans leur lieu de travail. 

Une transformation réussie suppose donc de prendre en compte différentes dimensions : 

• Une conception sur mesure des espaces, en lien avec la réalité du travail dans cette entreprise-là. Il faut ainsi se pencher sur les profils-types de collaborateurs. Par exemple, certaines fonctions vont de pair avec un fort nomadisme tandis que d’autres exigent une présence parfois continuelle au bureau voire un poste attribué

• Une réflexion sur les pratiques managériales. L’autonomie laissée aux collaborateurs pour choisir l’endroit dans lequel ils veulent travailler s’accorde avec un management par objectifs, fondé sur la confiance et l’autonomie. A contrario, les équipes d’un manager contrôlant qui souhaite garder l’œil sur ses collaborateurs s’autoriseront difficilement à choisir un espace plus éloigné de leur responsable, même s’il convient mieux à leur activité.

• Une volonté de transformation de l’organisation pour la rendre plus agile et plus collaborative

• Un temps d’apprentissage et d’accompagnement du changement pour permettre aux collaborateurs de comprendre les objectifs, d’expérimenter, de s’approprier les usages proposés dans un cadre sécurisant

• Des règles d’usage claires et transparentes, élaborées de la manière la plus collaborative et des lieux d’expression et de feedback pour les ajuster au fil de l’eau

• Un investissement dans la digitalisation et le matériel informatique pour assurer la fluidité des tâches autour d’un poste de travail virtuel

On le comprend, designer des espaces de travail en s’appuyant sur les principes de l’activity based working c’est saisir l’opportunité – ou prendre le risque – de transformer les pratiques internes et la culture de l’organisation.